Amikor Túl Stresszes... segít az ATS! HR-eseket segítő szoftveres megoldások

Jelöltek különböző fórumokon különféle hőfokon dohognak amiatt, hogy akár az állásjelentkezéseik 90%-a is megválaszolatlan marad. Nem ritkán akár abszurd történetekbe keveredik az, aki jelentkezik egy pozícióra. Idézünk is egy ilyet, ugyanis “elfogtunk egy levelet:” HR-es írta egy jelöltnek [mi pedig belekotyogunk szögletes zárójelben]:

Kedves [szerencsére a hallgatástól a Dunának nem menő] Jelölt!

Először is elnézést kérek, hogy ilyen sokára jelentkezem. Még XXXXX-én [napra pontosan 4 hónappal korábbi dátum] volt nálunk egy interjún [egy fehérgalléros] munkakörrel kapcsolatban. Sajnálatos módon a kiválasztási folyamatunk igencsak elhúzódott. A beérkezett pályázati anyagok áttanulmányozása és alapos mérlegelés alapján jelenleg sajnos nem tudunk Önnek lehetőséget biztosítani.
Jelentkezése fontos a számunkra, ezért hozzájárulása esetén pályázati anyagát adatbázisunkban megőrizzük és amennyiben végzettségének, tapasztalatának megfelelő lehetőség nyílik nálunk, felvesszük Önnel a kapcsolatot [jövőre veletek ugyanitt?].
További munkájához sok sikert kívánunk [még jó, hogy van].

Üdvözlettel: [egy HR-es, aki vagy behavazódott, vagy a cégnél voltak őrjítően alaposak]

Egyfelől megmosolyogtató, hogy 4 hónap elteltével utasítják el a jelöltet (furcsa volna, ha valaki 4 hónapon át várna munka nélkül), másfelől becsülendő az illető egyenes kommunikációja; az, hogy észben tartotta: tartozik egy levéllel.

Olyan esetet is láttunk már (és nyilván te is, kedves olvasó -légy akár szakmabeli, akár nem), amikor a jelölt elküldte a szuper önéletrajzát, és bár 90%-ban összestimmelt a pozícióban leírt követelményekkel, perceken belül megkapta az elutasító sablonválaszt.

Ha az ilyen helyzeteket a jelölt fejével gondoljuk végig, akkor kisvártatva a bőrünkön érezhetjük, mennyire frusztráló is, ha csend és csend és csend, no meg az előre megírt személytelen válaszok fogadnak minket hónapokon át. Különösen, ha helyén kezeljük a tudásunkat, és helyesen mérjük fel a munkaerő-piaci értékünket.

Váltsunk most szempontot! Szakmabeli olvasóknak könnyű is lesz. A HR-es pozíciójába belehelyezkedve lelki szemeink előtt levelek százai, elfelejtett csatolmányok, irreleváns munkatapasztalatok, leszervezendő interjúk tornyosulnak.

Egy becslés szerint egy online hirdetést 1000 ember is lát, közülük 200-an fognak bele a jelentkezésbe, és 100 fő ér a folyamat végére. Az első jelentkezés a pozíció meghirdetése után 200 másodpercen belül fut be. A 100 jelentkezésből 75-öt fut át egy toborzó, ebből 25-öt a hiring manager, 4-6 főt behívnak első körös interjúra, 1-3 főt megnéznek a második körben, és végül csak egy maradhat… Azaz ahhoz, hogy legyen egy megfelelő alkalmazottunk, 1000 tekintetet magunkra kell irányítanunk, és 100 CV-t át kell bogarásznunk. (Hozzá kell tenni: manapság örülhet, aki hozzá is jut 100 jelentkezőhöz, hiszen egyre kevesebb a potenciális jelölt.)

Ezek szerint ez az egész munkaerő-felvétel úgy kell mindenkinek, mint púp…? Csakhogy eközben fenyegetően tornyosul felénk a mumus, a rettegett varázsszó: munkaerőhiány.

Essünk túl a másik HR-mantrán is, az employer brandingen, sőt annak alesetén, a candidate experience-en. Ez lesz a kulcs ugyanis. Tudniillik az is fontos bizonyítványt állít ki a cégünkről, hogy hogyan kezeljük a nyitott pozíciók iránt érdeklődő potenciális alkalmazottakat. Hogyan tájékoztatjuk őket a kiválasztási folyamat lépéseiről, egyáltalán méltatjuk-e őket válaszra. Ha a jelölt nem kap visszajelzést, akkor teljesen érthető, ha ennek finoman szólva is… nem annyira örül.

Van olyan vélemény is, miszerint fölösleges megírni egy sablonválaszban, hogy az illetőt nem hívjuk be interjúra. Hiszen a hallgatás úgyis egyértelmű, miért lenne neki jobb, ha szembesülne az elutasítással. Első ellenérvünk a fenti levél: ha létezik olyan, hogy négy hónapig tartott kiválasztani a megfelelő szakembert, akkor joggal merülhet fel a jelöltben, hogy az esetében is lassan őrölnek azok a bizonyos malmok. Jobb megtudni, hogy mi a helyzet, mint azon morfondírozni, hogy mi van, ha… A második érv pedig az, hogy hiszünk a nyílt kommunikációban.

Ha pedig számításba vesszük, hogy manapság már nem kell 658 levélbe egyenként becopyzni a fentihez hasonló sablonválaszt, akkor különösen világos lesz, miért is kell megragadnunk az alkalmat egy kis céges brandépítésre azzal, hogy reagálunk.

No de hogyan? ATS!

Az ATS-ek, azaz applicant tracking system-ek vagy éppen software-ek a HR-esek virtuális apródjai, azaz leveszik a válladról a fárasztó mechanikus munkát. Egy ATS előre beállított szűrők segítségével automatizálja a CV-k válogatását, kiszórja a szóba sem jöhető jelölteket. Sablonleveleket küld azoknak, akik valamelyik körben nem jutottak tovább, de eltárolja azokat, akik később még “szóba jöhetek”. Nagyon fontos, hogy egy ATS nyomon követi a jelölt státuszát kis túlzással onnantól, hogy elkezdte érdekelni egy pozíció, egészen odáig, hogy kilép. Az ATS-ben lehet keresni, címkézni a jelölteket, így még költséghatékony is. Ugyanis még akár egy újabb álláshirdetés kiadásait is meg lehet úszni vele, ha könnyedén ki lehet nyerni belőle két-három, korábban már jó pontokat szerzett jelöltet. Emellett nyílt és informatív: a csapatod egyből értesül a munka haladásáról.

A kulcsszó: egységes

Egy ATS-t használó HR-esnek nem úgy néz ki a nyilvántartása, hogy vannak a CV-k a levelezése különféle bugyraiban (ha szabadságra megy, akkor a cégnél megáll az élet), van néhány száz, különböző földtörténeti korokból származó CV-je kinyomtatva és megjelölgetve olyan jegyzetekkel, amiket már az írójuk sem tud értelmezni, meg egy naptára, benne az interjúk időpontjával. Nem kétséges, hogy te, aki mindezt olvasod, offline vagy fél-offline megoldásokkal is ennél nagyobb rendet tartasz. De ha csak egyszer is gabalyodtál már bele a rendszeredbe, akkor fontold meg a váltást.

Az ATS nem helyettesít, hanem segít

Ha rosszul adod meg a kezdeti szűrési kritériumokat, akkor természetesen itt is el tud sikkadni egy jó jelölt. Előfordul, hogy valaki nem írja bele explicit módon a CV-jébe valamilyen készségét vagy tapasztalatát, így a mesterséges intelligencia kiszórja, pedig jó jelölt volna. Ennek érdekében okosan kell beállítani a kulcsszavakat, ügyelve például a szinonimákra.

Szintén gond, ha egy jelölthöz több tucat státusz tartozik. Nem kell szétaprózni. Senkinek nem kell tudnia, hogy a jelölt éppen Nem vette a fel a telefont, hívom délután státuszban van, elég, ha tudja, hogy rajta vagy az ügyön. Bőven elég tehát, ha az ATS-ed olyanokat vesz fel, mint Új, Előszűrve, Interjúztatva, Ajánlat megtéve, Felvéve, Elutasítva, Kiértesítve, Visszalépett. Ilyenkor az Elutasítva egyszerre vonatkozhat arra, ha egyből kiesett, vagy ha az interjú után nem léptettük tovább.

Bónusz: riportolás

Hosszú órákat takarít meg neked az a lehetőség, hogy az ATS naplózza a munkafolyamatot. Azaz ha a vezetőd nem igényli, hogy külön riportot készíts, még akár az is járható út, hogy egyszerűen megmutatod neki a szoftvert. Hiszen látja, hogy hány jelölttel, hogyan foglalkoztál, mikor milyen folyamat zajlott, milyen jelöltekből hányat küldtél neki tovább, stb.

Főnyeremény: candidate experience

Ha egy egyszerűbb és kevésbé stresszes kiválasztási folyamat egyben a jelöltnek is megnyugtatóbb, az a siker netovábbja. Bármennyire is megszokott, hogy egy cég nem ír vissza a jelöltnek, miért ne lennétek ti azok, akik mégis? Miért ne lehetne felhasználni egy szoftver két kattintással elérhető funkcióját arra, hogy azt a képet közvetítsétek a vállalatról, itt profin szervezve folyik a munka? Az idealista még hozzáteszi, hogy egy boldogabb és emberségesebb világhoz hozzátartozik az is, hogy belegondoljunk a jelölt helyzetébe (hálát adva, amiért nekünk van munkánk). Miért is ne lehetne az a jövő, hogy még egy legördülő listából gyorsan ki is választod az elutasítás okát? Annyi jelölt csetlik-botlik a kiválasztási folyamatban, hogy nem ártana visszajelzést adni nekik: mit tehetnek máskor másként. A hibáik egészen szépen kategorizálhatók: kevés tapasztalat (pozitívabban megfogalmazva: a másik jelölté több volt), valamely fontos ismeret vagy kompetencia hiánya (szebben: a nyerő jelölt még többet tud), nem meggyőző fellépés az interjún (pozitívabban: gyakoroljon többet, hogy ne izguljon annyira). És így tovább.

Mi nem?

Az ATS teljes mértékben képes elvégezni a felvételiztetéshez tartozó, automatizálható feladatokat. De nem képes helyetted döntést hozni. Nem empatikus, nem képes a CV-ben olvasottak mögé látni, nincsenek megérzései, hanem igen-nemek (jobban mondva, nullák és egyek) mentén dolgozik annak alapján, amit megtanítottak neki. Azaz megnyugtatunk, marad munkád bőven.

Miért jó mégis?

Szakemberek szerint a HR folyamatok digitalizálására csupán a cégek 9%-a áll készen, de 74%-uk úgy gondolja, ez elengedhetetlen lesz… Halkan jegyezzük meg: már az. A XXI. században nehezen engedhetjük meg magunknak, hogy olyan aprómunkával vesződjünk napokig, amit percek alatt elvégez helyettünk a mesterséges intelligencia. Ez olyan, mintha még mindig a patakban mosnánk görnyedt háttal, miközben intelligens mosógép (és mosópor) téblábol a fürdőszobában. Neked is kellemesebb, ha a munkád “alkotó” feladataira tudod helyezni a hangsúlyt.

A Viapan Group tíz üzletágával Magyarország meghatározó humánerőforrás szolgáltatójaként professzionális és innovatív megoldásokat nyújt partnerei számára.

Több információ?

Rólunk
Szolgáltatásaink
Blog

HR újdonságok első kézből

Iratkozzon fel a legfrisebb trendekért, elemzésekért a Viapan Group blogjára.
BLOG »

Lépjen velünk kapcsolatba

Hívjon minket a +36 (20) 328 3284-es telefonszámon vagy keresse irodáinkat a kapcsolat menüpont alatt.

Go to top